Das neue Nachweisgesetz: Zurück in die Steinzeit?

Warum ändert sich das Nachweisgesetz und einige andere Gesetze?

Alles was ihr zum neuen Nachweisgesetz wissen müsst: Was ändert sich, warum, in welchem Zeitrahmen und mit welchen Konsequenzen für HR-Prozesse?

Die geplanten Änderungen beruhen auf der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen, die nun in nationales Recht umgesetzt werden. Der deutsche Gesetzgeber schoss allerdings bei der Umsetzung, insbesondere bei der Neufassung des Nachweisgesetzes durch die geforderte Schriftform, übers Ziel hinaus. Kritisiert wird nicht lediglich der Umstand, dass uns das Mehr an Schriftformerfordernis zurück ins digitale Mittelalter katapultiert, sondern auch, dass offenbar kein Gespür für Arbeitsprozesse und wechselseitige Interessen besteht. Als realitätsfern und unpraktikabel könnte man diesen Schritt umschreiben, da der damit verbundene administrative Mehraufwand auch nicht den Interessen von vielen Arbeitnehmer:innen Rechnung trägt, die sich an der digitalen Personalakte erfreuen, wenn sie spätestens seit der Covid-19 Pandemie flexibel und ortsunabhängig arbeiten können.

Ziel der zugrundeliegenden EU-Richtlinie ist es, die Sicherheit von Arbeitsverhältnissen in Zeiten der demografischen Entwicklung und Digitalisierung zu verbessern. Art. 3 der Richtlinie lässt allerdings explizit eine Bereitstellung von Informationen in elektronischer Form zu. Umso diffuser erscheint demnach das geforderte Schriftformerfordernis.

Die größten Änderungen finden sich im Nachweisgesetz, die derzeit heiß diskutiert werden und Angstschweiß verursachen, weil sie am 01. August 2022 in Kraft treten und immense Auswirkungen für den HR-Alltag mit sich tragen. Daneben finden Anpassungen auch im Teilzeitbefristungsgesetz, in der Gewerbeordnung, im Berufsbildungs-, Arbeitnehmerüberlassungs- und Entsendegesetz.

Was war bislang gefordert?

Das Nachweisgesetz hatte bislang eher eine Schutz- und Beweisfunktion und verpflichtete die Arbeitgeber:innen die wichtigsten Vertragsbedingungen (u.a. Name, Arbeitsort und -zeit, Vergütung, Urlaub, Kündigungsfristen) binnen eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses den Arbeitnehmer:innen mitzuteilen. Da die meisten Arbeitsverhältnisse auf einem geschlossenen Vertrag beruhen - gleich ob elektronisch oder schriftlich signiert - hatte man den Anforderungen des Gesetzes mit Abschluss des Arbeitsvertrages bereits Rechnung getragen bzw. hatte einen Monat nach Arbeitsbeginn Zeit hierfür. Selbst für den Fall, dass man dies unterließ, gab es keine Konsequenzen, denn Verstöße durch den/die Arbeitgeber:in wurden auch nicht sanktioniert.

Was ändert sich durch das neue Nachweisgesetz?

Das neue Nachweisgesetz fordert mehr Informationen als bislang und verlangt, dass diese spätestens innerhalb bestimmter Fristen „schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und den Arbeitnehmer:innen auszuhändigen“ sind. Die elektronische Form ist damit nicht ausreichend.
Was die Nachweispflicht der Arbeitgeberin inhaltlich und in welchen Fristen erfassen muss (neue Regelungen sind fett markiert): 

Am ersten Arbeitstag: 
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Arbeitsentgelt, inkl. Zusammensetzung, Höhe, Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Prämien, Sonderzahlungen, weitere Vergütungsbestandteile sowie Fälligkeit und Art der Auszahlung
- Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeit sowie Schichtsystem (sofern vereinbart)

Innerhalb von sieben Tagen nach Arbeitsbeginn:
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- bei Befristung: Enddatum oder Dauer
- Arbeitsort oder freie Wahl des Arbeitsortes durch Arbeitnehmer:innen
- Tätigkeitsbeschreibung
- Dauer der Probezeit
- bei Arbeit auf Abruf: Informationen gemäß § 12 TzBfG
- Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen

Einen Monat nach Arbeitsbeginn:
- Dauer von Urlaub
- Anspruch auf bereitgestellte Fortbildung (sofern vereinbart)
- Angaben zum Versorgungsträger bei betrieblicher Altersversorgung
- Kündigungsfristen, das bei Kündigung einzuhaltende Verfahren, Form, Fristen, Kündigungsschutzklage
- Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen (sofern anwendbar)

Zukünftig kann gegen Arbeitgeber:innen, die der gesetzlichen Nachweispflicht nicht, falsch oder sonst mangelhaft nachkommen, ein Bußgeld von bis zu 2.000,00 EUR verhängt werden. 
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Obwohl es im deutschen Arbeitsrecht derzeit kaum ein anderes Thema als Nachweisgesetz zu geben scheint, hat die Umsetzung der EU Richtlinie auch zu weiteren gesetzlichen Veränderungen geführt: So wurde auch das Teilzeit und Befristungsgesetz (TzBfG) angepasst, welches nun die Verhältnismäßigkeit der Dauer der Probezeit bei befristeten Arbeitsverhältnissen fordert.

‍Welche Konsequenzen ergeben sich nun für die Arbeitsverträge und Prozesse?

Die Änderung des Nachweisgesetzes haben weitreichende Konsequenzen und führen notgedrungen zur Anpassung der Prozesse hinsichtlich der Arbeitsverträge bzw. der Niederschrift von wesentlichen Arbeitsbedingungen. Da die Arbeitgeberin verpflichtet ist, den Arbeitnehmer:innen umfangreiche Informationen über das Arbeitsverhältnis schriftlich zur Verfügung zu stellen, stellt sich die Frage nach der Gültigkeit eines elektronisch geschlossenen Arbeitsvertrages. 

Grundsätzlich können Arbeitsverträge nach wie vor elektronisch signiert werden, sofern keine der unten aufgeführten Ausnahmen greift und vorausgesetzt die die Nachweispflicht erfüllenden Informationen werden den Arbeitnehmer:innen schriftlich mitgeteilt.

Denn das vom Nachweisgesetz geforderte Schriftformerfordernis betrifft nicht direkt die Arbeitsverträge selbst, sondern nur die im Nachweisgesetz genannten Informationen. Da diese Informationen üblicherweise direkt im Arbeitsvertrag enthalten sind, führt diese Regelung wohl in der Praxis dazu, dass entweder alle Arbeitsverträge nur noch in Schriftform abgeschlossen werden oder diese digital abzuschließen und anschließend noch einmal die erforderlichen Informationen nach dem Nachweisgesetz schriftlich auszuhändigen.

Daraus ergeben sich zwei Optionen für Arbeitsverhältnisse ab dem 01.08.2022:

• Schriftlicher - d.h. händisch unterzeichnet - Arbeitsvertrag mit allen erforderlichen Informationen
• Elektronisch unterzeichneter Arbeitsvertrag (sofern keine Ausnahme greift, s.u.) und schriftliches Dokument als Niederschrift mit allen erforderlichen Informationen‍

‍Ausnahmen: 

Für einige Verträge, Klauseln und Dokumente wird nach wie vor die Schriftform (d.h. händisch unterzeichnet) zwingend vorgeschrieben, wodurch eine elektronische Form weiterhin ausgeschlossen ist. Dies bezieht sich u.a. auf folgende Dokumente:

• Befristeter Arbeitsvertrag
• Rentenaltersklausel, sofern im Arbeitsvertrag enthalten
• Wettbewerbsklausel, sofern im Arbeitsvertrag enthalten
• Kündigung
• Aufhebungsvertrag
• Arbeitszeugnis

Wie ist mit Altverträgen umzugehen?

Die Neuregelungen gelten auch für Arbeitsverhältnisse, die vor der Änderung des Nachweisgesetzes bestanden haben. Arbeitnehmer:innen können von ihrem/ihrer Arbeitgeber:in die schriftliche Dokumentation ihrer wesentlichen Arbeitsbedingungen verlangen, die innerhalb einer Woche oder eines Monats - je nach Information - ausgehändigt werden müssen.

Ändern sich im laufenden Arbeitsverhältnis wesentliche Arbeitsbedingungen, bleibt der/die Arbeitgeber:in dazu verpflichtet, der/die Arbeitnehmer:in am Tag der Änderung schriftlich davon zu unterrichten.

Was ist konkret zu tun?‍

Eine To-Do Liste für HR:

• Status Quo: Aktuelle Vertragsvorlagen und Altverträge auf Vollständigkeit prüfen
• Vertragsvorlagen anpassen: Neu geforderte Mindestangaben einpflegen
• Niederschrift gemäß Nachweisgesetz vorbereiten: Für Altverträge sollten Muster vorhanden sein, um auf Anfragen schnell reagieren zu können
• Interne Prozesse anpassen: Arbeitsabläufe im Personalbereich neu evaluieren, um die neuen Vorgaben effizient umsetzen zu können
• Ggf. Handlungsvollmachten ausstellen: Für gewisse Prozesse können die notwendigen Unterschriften mit Handlungsvollmachten zuverlässig vor Ort geleistet werden.
• Rechtslage weiterhin im Blick behalten: Nach Inkrafttreten des Gesetzes und erster Rechtsprechung, ist davon auszugehen, dass sich rechtliche Risiken sowie praktischer Umgang mit den Neuregelungen weiter konkretisieren werden

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FAQ 

1. Warum wurde das Nachweisgesetz geändert?

Die Änderungen des Nachweisgesetzes beruhen auf der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen. Konkret dient diese dem Schutz von Arbeitnehmer:innen und besagt im Kern, dass jede:r Arbeitnehmer:in das Recht auf gesunde, sichere und würdige Arbeitsbedingungen hat und damit einhergehende Rechte auf Urlaub, Begrenzung der Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Zugang zu sozialem Schutz und Fortbildungen u.v.m.    

2. Was sind Sinn und Zweck des Nachweisgesetzes?

Das Nachweisgesetz dient dem Arbeitnehmerschutz, welcher transparent über die wesentlichen Arbeitsbedingungen aufgeklärt werden soll.

3. Auf welche Arbeitsverhältnisse ist das Nachweisgesetz anwendbar?

Gemäß § 1 Nachweisgesetz, ist selbiges auf alle Arbeitnehmer:innen, Werkstudent:innen und Praktikant:innen, die gemäß § 22 (1) des Mindestlohngesetzes als Arbeitnehmer:in gelten, anwendbar. 
Auf Freelancer:innen hingegen sind die Regelungen des Nachweisgesetzes nicht anwendbar.

4. Sind auch befristete Arbeitsverhältnisse erfasst?

Ja. Ferner hat der Gesetzgeber § 1 S. 1 des Nachweisgesetzes dahingehend geändert, dass nun auch Aushilfen, die höchstens einen Monat eingestellt werden, vom Anwendungsbereich der Norm erfasst sind. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss nun auch die vorhersehbare Dauer oder das Enddatum genannt werden. Daneben muss die Probezeit bei befristeten Arbeitsverhältnissen von nun an in einem angemessenen Verhältnis zur Befristungsdauer stehen. Außerdem verpflichtet das neue Nachweisgesetz Arbeitgeber:innen nun dazu, befristet Beschäftigten, die einen Wunsch nach einem unbefristeten Arbeitsverhältnis äußern, eine begründete Antwort innerhalb eines Monats in Schriftform zu übermitteln.

5. In Kürze: Was hat sich geändert?

Sowohl der Umfang der Nachweispflicht hat sich verändert, als auch die Form und die Konsequenz bei Verstößen: Die inhaltlichen Änderungen sind zahlreich, für eine vollständige Auflistung siehe Frage 14, der Nachweis hat in Schriftform zu erfolgen und bei Missachtung droht eine Ordnungswidrigkeit und Bußgeld i. H. v. 2.000,00 EUR.

6. Ist ein digital unterschriebener Arbeitsvertrag nun ungültig?

Nein, Arbeitsverträge können grundsätzlich auch weiterhin digital signiert werden. (Achtung: Ausnahme bei Befristung und bestimmten Klauseln mit Schriftformerfordernis!) Wird der schriftlichen Nachweispflicht jedoch nicht auf anderem Wege Rechnung getragen, beispielsweise durch das Aushändigen einer per Hand signierten Niederschrift, die alle wesentlichen Arbeitsbedingungen enthält, droht ein Bußgeld. Die Gültigkeit des Vertrages ist davon jedoch nicht betroffen.

7. Wer ist berechtigt, eine solche Niederschrift zu unterschreiben?

Unterzeichnen kann jede:r, der für die Arbeitgeber:innen bevollmächtigt handelt. Interne Prozesse sind dementsprechend ggf. anzupassen und konkrete Handlungsvollmachten (z.B. für HR, weitere Geschäftsführer:innen) auszustellen. 
Dies ist im Übrigen auch für andere Prozesse als den Vertragsabschluss praktisch und empfehlenswert, so etwa bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen, die immer schriftlich unterzeichnet werden müssen und eine elektronische Unterschrift nicht gültig ist, um fristwahrend Arbeitsverhältnisse aufzulösen.

8. Wie viele Kopien des Arbeitsvertrages sollten unterschrieben werden?

‍Erfolgt die Erfüllung der Nachweispflicht in Form des schriftlichen Arbeitsvertrags, sollten 2 Kopien unterschrieben werden, eine für den/die Arbeitnehmer:in und eine für den/die Arbeitgeber:in.

9. Wie verhält es sich mit einem Geschäftsführer, der regelmäßig nicht vor Ort ist  oder z.B. im Ausland ansässig ist?‍

Hier gilt es, interne Prozesse zu etablieren, um als Firma handlungsfähig zu bleiben. Solche Prozesse sind immer unternehmensabhängig. Denkbar ist die Bevollmächtigung ausgewählter HR-Mitarbeiter:innen zur Unterzeichnung von Arbeitsverträgen oder der einschlägigen Niederschrift vor Ort.

10. Wann sollte der Arbeitsvertrag unterschrieben werden?‍

Erfolgt die Erfüllung der Nachweispflicht in Form des schriftlichen Arbeitsvertrags, so sollte dieser dem/der Arbeitnehmer:in spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen.

11. Gibt es eine bestimmte Reihenfolge bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages zu beachten? Wer sollte zuerst unterschreiben?‍

Das Gesetz macht hierzu keine Angaben, das spezifische Vorgehen ist demnach anhand interner Prozesse zu etablieren. Aus praktischer Hinsicht macht es Sinn, als Firma die entsprechenden Dokumente zuerst zu unterzeichnen, damit es als bindendes Angebot von dem/der jeweiligen Arbeitnehmer:in mit der Gegenzeichnung angenommen werden kann. So kommt der Vertrag zustande.

12. Sollten Arbeitnehmer:innen oder Arbeitgeber:in nicht vor Ort sein: Was gibt es beim postalischen Versand des Arbeitsvertrages bzw. der Niederschrift zu beachten?‍

Beim postalischen Versand ist insbesondere zu berücksichtigen, dass der/die Arbeitgeber:in nachweisen kann, dass dem/der Arbeitnehmer:in alle wesentlichen Vertragsbedingungen in Schriftform (sei es in Form des Arbeitsvertrages oder einer Niederschrift) zugegangen sind. Daher sollte auch in zeitlicher Hinsicht ein guter Prozess etabliert werden.

13. Kann der Arbeitsvertrag zunächst digital und dann anschließend schriftlich unterzeichnet werden?‍

Das ist grundsätzlich möglich, sofern der Arbeitsvertrag nicht befristet ist oder andere Klauseln enthält, die dem Schriftformerfordernis unterliegen.

14. Welche inhaltlichen Neuerungen gibt es? 

Zusätzlich zu den bereits bestehenden Informationspflichten, sind nun auch folgende wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich nachzuweisen: Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Prämien, Sonderzahlungen, weitere Vergütungsbestandteile sowie Fälligkeit und Art der Auszahlung, Pausen und Ruhezeit sowie Schichtsystem (sofern vereinbart). Bei Befristung: Enddatum oder Dauer.
Freie Wahl des Arbeitsortes (sofern vereinbart), Dauer der Probezeit, Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzung, Anspruch auf bereitgestellte Fortbildung (sofern vereinbart), Angaben zum Versorgungsträger bei betrieblicher Altersversorgung und das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren, sowie Form und Fristen der Kündigungsschutzklage.

15. Welche Fristen gibt es zu beachten und wann müssen den Arbeitnehmer:innen die Informationen vorliegen?

Gewisse Informationen müssen den Arbeitnehmer:innen bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung vorliegen, andere am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses und wiederum weitere Informationen spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses. In der Praxis wird es sich regelmäßig anbieten, alle Informationen bereits am ersten Arbeitstag in Form einer Niederschrift bzw. des Arbeitsvertrages auszuhändigen.

16. Wie ist mit Altverträgen umzugehen, also mit Arbeitsverträgen, die vor dem 01. August 2022 geschlossen wurden?

Hat das Arbeitsverhältnis bereits vor dem 01. August 2022 bestanden, so ist den Arbeitnehmer:innen nur auf ihr Verlangen spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung bei dem/der Arbeitgeber:in die Niederschrift mit den Angaben nach § 2 Absatz 1 Satz 2 Nummer 1 bis 10 NachwG auszuhändigen; die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach § 2 Absatz 1 Satz 2 NachwG ist spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen.

Das Gesetz setzt in § 5 NachwG auf das “Bestehen” des Arbeitsverhältnisses vor dem 01. August 2022 ab. Problematisch ist hierbei, ob auf den Vertragsschluss oder den tatsächlichen Arbeitsbeginn abzustellen ist. Auch in der Fachwelt besteht hierüber noch keine Einigkeit. Nach überwiegender Meinung entsteht ein Arbeitsverhältnis durch den Vertragsschluss. Nach dieser Ansicht müsste den Arbeitnehmer:innen, deren Vertrag vor dem 01. August 2022 unterschrieben wurde, ohne deren Verlangen eine Niederschrift nicht ausgehändigt werden. Falls man auf Nummer sicher gehen möchte, sollte auf die Arbeitsaufnahme abgestellt werden. Somit wären selbst vor dem 01. August 2022 vertraglich geschlossene, aber erst danach beginnende Arbeitsverhältnisse von den Neuerungen des Nachweisgesetzes eingeschlossen, sodass mindestens eine Niederschrift am ersten Arbeitstag auszuhändigen ist, sofern dieser am 01. August 2022 oder später ist. Es bleibt abzuwarten, wie sich die Gerichte zu der Thematik zukünftig äußern werden. 

Bezüglich Änderungen von Altverträgen beachte Frage 37.

17. Sollten Änderungsvereinbarungen nun auch händisch unterschrieben werden?‍

Kurz gesagt: Ja. Werden wesentliche Vertragsbedingungen geändert, gilt es auch diese dem/der Arbeitnehmer:in schriftlich auszuhändigen.‍

18. Welche Optionen bestehen, um diese Änderungen rechtskonform zu implementieren?

Regelmäßig wird es sich anbieten, den Arbeitsvertrag in Schriftform abzuschließen, d.h. händisch zu unterschreiben, um damit unmittelbar den Anforderungen des Nachweisgesetzes gerecht zu werden. In gewissen Fallkonstellationen, insbesondere bei remoten Unternehmen ohne zentrales Office bzw. bei großer geographischer Distanz, könnte sich anbieten, den Arbeitsvertrag zunächst digital zu unterzeichnen und die Anforderungen des Nachweisgesetzes anschließend in anderer Form zu erfüllen: Sei es in Form einer separaten Niederschrift aller wesentlichen Vertragsbedingungen oder durch nachträgliche schriftliche Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. 

Achtung: Von letzterem Vorgehen ist bei befristeten Arbeitsverträgen und Verträgen mit gewissen Klauseln (Wettbewerbsverbot, Rentenaltersklausel z.B) abzuraten, da hier regelmäßig die Schriftform gesetzlich gefordert wird.

19. Was droht bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz?

Wer gegen das Nachweisgesetz verstößt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Es ist mit Bußgeldern i. H. v. 2.000,00 EUR pro Verstoß zu rechnen. Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz liegt regelmäßig vor, sofern der/die Arbeitgeber:in die wesentlichen Informationen gar nicht, verspätet oder sonst mangelhaft mitteilt.

20. Was ist der Unterschied zwischen einer Niederschrift und einem Vertrag?

Eine Niederschrift ist ein Dokument, das der/die Arbeitgeber:in dem/der Arbeitnehmer:in aushändigt, um die Bedingungen des Nachweisgesetzes zu erfüllen. In diesem Dokument sind alle vom Nachweisgesetz aufgeführten Vertragsinformationen aufzulisten.
Ein Arbeitsvertrag ist eine Vereinbarung, die von beiden Parteien zu unterzeichnen ist. Die Niederschrift dagegen ist eine einseitige Erklärung des/der Arbeitgeber:in und dient dazu, dem/der Arbeitnehmer:in alle relevanten Informationen zum Arbeitsverhältnis zukommen zu lassen. 

21. Wenn wir uns dazu entscheiden, den Arbeitsvertrag digital zu unterzeichnen und dem/der Arbeitnehmer:in zusätzlich ein Nachweisdokument auszuhändigen: Müssen wir den Vertrag an die neuen Regelungen anpassen und zusätzlich ein Nachweisdokument erstellen, oder?

Nein, nicht zwangsläufig. Wenn die Verpflichtungen aus dem Nachweisgesetz durch eine Niederschrift erfüllt werden, muss der Arbeitsvertrag selbst nicht alle notwendigen Informationen nach dem Nachweisgesetz enthalten.

22. Wir möchten den Vertrag zunächst digital unterschreiben und dann die schriftliche Vereinbarung postalisch oder persönlich vor Ort übergeben. Ist das möglich? Kann ein Vertrag als Transkript verwendet werden?

Solange das Dokument die Schriftform erfüllt, also händisch unterschrieben ist und alle notwendigen Informationen nach dem Nachweisgesetz enthält, ist dies eine Möglichkeit.

23. Muss die Niederschrift individuell an die Vereinbarungen mit einem/einer Arbeitnehmer:in angepasst werden oder reicht eine allgemeine Niederschrift?

Die Niederschrift muss mit dem Arbeitsvertrag zwischen dem/der Arbeitnehmer:in und dem/der Arbeitgeber:in deckungsgleich sein. Daher muss jede Niederschrift nach den Regelungen des jeweiligen Arbeitsvertrages mit dem jeweiligen Mitarbeiter individualisiert werden. Eine allgemeine Niederschrift ist nicht ausreichend.

24. Was bedeutet “Schriftform”? Muss ein Vertrag oder eine Niederschrift von beiden Parteien unterschrieben werden oder reicht die Unterschrift des/der Arbeitgeber:in?

Die „Schriftform“ ist ein Formerfordernis, wonach eine Unterschrift handschriftlich mit „feuchter Tinte“ zu erfolgen hat (§ 126 BGB). Eine digitale Signatur ist nicht ausreichend.

Während Verträge von beiden Parteien unterschrieben werden, genügt nach dem Wortlaut des Gesetzes bei der Niederschrift eine Unterschrift, da es sich um eine einseitige Erklärung der Arbeitgeber:innen handelt. Der/Die Unterzeichner:in muss zeichnungsberechtigt sein, was bedeutet, dass eventuell interne Prozesse entsprechend angepasst und spezifische Vollmachten (z. B. für HR, andere Geschäftsführer) erteilt werden müssen. Entscheidend ist jedoch, dass der/die Arbeitgeber:in nachweisen kann, dass die Niederschrift dem/der Arbeitnehmer:in zugegangen ist. Eine Empfangsbestätigung ist daher ratsam.

25. Kann der Arbeitsvertrag auch erst digital und danach händisch unterschrieben werden?

Dies ist grundsätzlich möglich, wenn der Arbeitsvertrag nicht befristet ist oder andere Klauseln enthält, die dem Schriftformerfordernis unterliegen (z.B. Befristungen). Außerdem muss der Vertrag dann alle vom Nachweisgesetz geforderten Angaben enthalten.

26. Ist die Niederschrift so formal wie ein Vertrag oder weniger formell?

Der Hauptunterschied zwischen einem Vertrag und einer Niederschrift besteht darin, dass der Vertrag eine Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Parteien ist. Die Niederschrift ist ein Dokument, das Informationen enthält, die der/die Arbeitgeber:in dem/der Arbeitnehmer:in zur Verfügung stellt.

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27. Wenn ein/e Arbeitnehmer:in den Vertrag am 12. Juli 2022 digital unterschrieben hat und er/sie am 01. August 2022 das Arbeiten anfängt - müssen wir ihn/sie erneut händisch unterschreiben lassen?

Auch hier besteht die Frage, auf welchen Zeitpunkt das Nachweisgesetz abstellt: siehe hierzu Frage 16. Gelten die Vorschriften des Nachweisgesetzes auf den/die Arbeitnehmer:in, so müssen ihm/ihr alle notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden. Dies kann durch einen Arbeitsvertrag oder eine Niederschrift erfolgen. Soweit der Arbeitsvertrag alle Informationen enthält, kann auch dieser von dem/der Arbeitgeber:in händisch unterschrieben und dem/der Arbeitnehmer:in am ersten Arbeitstag übergeben werden. Sofern alle wesentlichen Vertragsbedingungen mittels des Arbeitsvertrages schriftlich ausgehändigt werden, kann auf die Niederschrift verzichtet werden.

28. Wie können wir die Arbeitszeit festhalten, wenn wir möglichst flexibel sein wollen?

Nach § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 8 des Nachweisgesetzes sind die vereinbarten Arbeitszeiten sowie die Pausen und Ruhezeiten (und soweit vereinbart das Schichtsystem) anzugeben.
Vertrauensarbeitszeit oder flexible Arbeitszeiten können rechtskonform umgesetzt werden, entscheidend ist jedoch, dass auch in einem solchen Rahmen zwingende Arbeitszeitregelungen eingehalten werden (z.B. Höchstarbeitszeit, Verbot der Arbeit an Sonn- und Feiertagen, Mindestruhezeiten, Sonderregelungen zur Nachtarbeit).

29. Wie sollen wir mit Überstunden umgehen, wenn wir diese nicht erfassen?

Überstunden sind ein komplexes und riskantes Thema. Nach dem Nachweisgesetz ist der/die Arbeitnehmer:in über den „Überstundenausgleich“ und „soweit vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen“ zu belehren (§ 2 Abs. 1 S.1 Nr. 7, 10 NachwG). Diese Informationen müssen nicht nur dem/der Arbeitnehmer:in zur Verfügung gestellt werden, um dem neuen Nachweisgesetz zu entsprechen, sie dienen auch der Rechtssicherheit, Klarheit und Planbarkeit für den/die Arbeitgeber:in. Daher kann es sinnvoll sein, das Vorgehen auch dann zu klären, wenn von dem/der Arbeitgeber:in keine Überstunden gewünscht werden.

Kleine Erinnerung: Gemäß Abs. 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz müssen Überstunden erfasst werden. Verstöße können empfindlich geahndet werden.

30. Arbeitsentgelt: Was konkret muss festgehalten werden? (Gesundheitsprävention, Massage/Yoga, freiwillige Sonderzahlungen, BVG)

Nach § 2 Abs. 1 S.2 Nr. 7 des Nachweisgesetzes sind dem/der Arbeitnehmer:in „die Zusammensetzung und die Höhe der Vergütung“ mitzuteilen. Soweit dem/der Arbeitnehmer:in Zuwendungen gewährt werden, die als Vergütungsbestandteile zu bewerten sind, sind diese einzubeziehen. Dieser Punkt ist jedoch noch nicht abschließend geklärt und wird voraussichtlich in der künftigen Rechtsprechung bzw. in Aufsätzen diskutiert werden. Auf jeden Fall sind in diesem Zuge auch Fälligkeit und Auszahlungsart des Arbeitsentgelts anzugeben. Im Zweifel sollte man vorerst auf Nummer sicher gehen.

31. Was ist, wenn bestimmte Kategorien keine Anwendung finden, z.B. Betriebliche Altersvorsorge? Müssen wir erwähnen, dass es hierfür keine Regelungen gibt oder können wir diese einfach weglassen?

Trifft eine der im Gesetz aufgeführten Angaben nicht auf das Arbeitsverhältnis zu, kann diese – nach derzeitigem Kenntnisstand – weggelassen werden und muss nicht verneinend aufgeführt werden.

32. Betriebliche Altersvorsorge: Welche Informationen müssen wir angeben? Außerdem wird vorgeschrieben, dass dies nur notwendig ist, wenn der Versorgungsträger nicht selbst verpflichtet ist, die Informationen bereitzustellen. Wie ist hiermit umzugehen?

Bei betrieblichen Altersversorgungssystemen sind Name und Anschrift des Anbieters anzugeben, sofern der Anbieter nicht selbst zur Auskunft verpflichtet ist.
Ob der Anbieter dazu verpflichtet ist oder nicht, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Sicherheitshalber ist es ratsam, alle relevanten Informationen in den Nachweis aufzunehmen. Für weitere Informationen könnte man sich an den jeweiligen Versorgungsträger wenden.

33. Muss in der Niederschrift eine Stellenbeschreibung festgehalten werden?

Ja, die Stellenbeschreibung oder eine kurze Tätigkeitsbezeichnung ist erforderlich (§ 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 5 Nachweisgesetz).

34. Was ist mit zusätzlichen Dokumenten, die Teil des Beschäftigungsverhältnisses sind, wie NDA, IT-Richtlinien, Vertraulichkeitsvereinbarungen usw.?

Sofern diese Unterlagen keine nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Angaben enthalten, müssen sie nicht in der Niederschrift genannt werden. 

35. Wenn wir eine Plattform wie XYZ für den Sachkostenzuschuss verwenden, müssen wir das in der Niederschrift aufnehmen?

Bei der Vergütung sind deren Zusammensetzung, Fälligkeit und Zahlungsweise anzugeben. Stellt der/die Arbeitgeber:in einen Sachkostenzuschuss zur Verfügung, ist dieser Teil der Vergütung und die genannten Informationen sind dem/der Arbeitnehmer:in mitzuteilen.

36. Was ist mit Vertragsänderungen? Reicht die händische Unterschrift bei einer Vertragsänderung, die die Änderung (z. B. Gehalt) angibt, oder müssen wir auch die Niederschrift aktualisieren?

Werden Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen vorgenommen, sind diese dem/der Arbeitnehmer:in schriftlich zu übergeben. Dies kann durch eine handschriftlich unterschriebene Änderungsvereinbarung oder eine neue Niederschrift erfolgen, die lediglich die geänderten Bedingungen wiedergibt.

37. Wenn wir zum Beispiel eine Gehaltserhöhung für einen bestehenden Vertrag (vor dem 01. August 2022) erstellen, müssen wir stattdessen einen völlig neuen Vertrag mit den neuen Vorschriften erstellen?

Bei Änderungen von wesentlichen in § 2 NachwG genannten Vertragsbestandteilen bei bestehenden Arbeitsverhältnissen muss ein Nachweis der geänderten Bedingungen erfolgen. Dieser ist ohne ein Verlangen des/der Arbeitnehmer:in spätestens am Tag der Inkrafttreten der Änderung in Schriftform auszuhändigen. 
Eine Niederschrift über alle Informationen nach § 2 NachwG muss nur auf Verlangen des/der Arbeitnehmer:in erfolgen.

38. Müssen alle wichtigen Anstellungsbedingungen immer aktuell in EINEM Dokument stehen?

Das Gesetz verlangt nicht, dass die Informationen in einem Dokument bereitgestellt werden. Aus prozessualer Sicht muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden, was für es am besten funktioniert (z. B. alles in einer Niederschrift, die bei Änderungen einfach aktualisiert und neu ausgehändigt wird, oder Arbeitsverträge + Änderungen schriftlich…).

39. Wer würde das untersuchen? Kann ein/e Arbeitnehmer:in einen Anspruch geltend machen oder wird eine staatliche Institution hier eingreifen?

Die Verantwortlichkeit ergibt sich aus § 36, 37 Ordnungswidrigkeitsgesetz und ist Sache der Länder. Es ist noch nicht bekannt, wie die Kontrollen in der Praxis durchgeführt werden. Mehrere Szenarien sind möglich (z. B. bei Audits, bei Reklamation durch Mitarbeiter…)

40. Es ist also nicht verpflichtend, die bestehenden Verträge, die vor dem 01. August 2022 geschlossen wurden, zu ändern?

Richtig. Arbeitsverträge, die bereits vor dem 01. August 2022  bestanden haben, müssen nicht geändert werden. Bezüglich der Frage, ob ein Arbeitsverhältnis ab der Vertragsunterzeichnung oder ab der Arbeitsaufnahme besteht,  siehe Frage 16.